Overlegcultuur

hold-a-meetingWe overleggen wat af in de cultuur- en filmsector: voor iedere issue die er op komt (en dat zijn er nogal wat) wordt een vergadering gepland, een bijeenkomst, een meeting, een conference call. We moeten met elkaar afstemmen wat we vinden, een boodschap overbrengen, brainstormen, tot een visie zien te komen.
Elk overleg heeft voorbereiding nodig, een agenda, stukken die geschreven en gelezen moeten worden, én een helder besluit om mee af te ronden, zoals de afspraak voor een vervolg-overleg.

In dit delicate kaartenhuis van noden en gewoonten is het een hele uitdaging om het middel niet met het doel te verwarren. Een goede vergadering kan heel productief voelen: we hebben vooruitgang geboekt, ik was een hele dag in touw, er zijn belangrijke dingen gezegd. Maar uiteindelijk gebeurt er niets. Want een overleg is slechts het begin, een aanzet tot actie. Iemand, één iemand, moet het doen. Waarna er hopelijk meer mensen volgen.

Het is de paradox van het werken in organisaties en met organisaties: aan de ene kant zoeken we individuele ideeën en acties om vooruitgang te boeken, aan de andere kant moeten we als team opereren en rekening houden met elkaars verschillen en inzichten. Is een meeting dan een noodzakelijk kwaad, waarin per definitie goede ideeën beknot worden, gereduceerd worden tot een slap consensus, of helemaal nooit van de grond komen? Of zijn meetings een kans voor unieke ideeën om tot wasdom te komen, om steun te winnen en de macht en kracht van het collectief mee te krijgen?

Ik zet me voor dat laatste in. Het begint met selectief zijn. Niet zomaar klakkeloos naar iedere meeting gaan, of op z’n minst eisen stellen aan de meetings waar je heen gaat. Bijvoorbeeld over de gewenste uitkomst. En over het aantal mensen dat deelneemt aan de meeting.
Jeff Bezos, CEO van Amazon, heeft een ‘two pizza rule’:

If the team can’t be fed by two pizzas, then it’s too big. The point being to preserve the value of independent ideas that can often get swallowed up in groupthink.

Meer dan acht mensen in een overleg is geen overleg meer. Dan is het een marktplein geworden waar ieder zijn waar probeert te verkopen (of zich overschreeuwt voelt).

Gisteravond kwam het bestuur van de DDG (zes mensen, plus twee van het kantoor) bijeen voor de maandelijkse bestuursvergadering. Twee uur lang issues bespreken en tot besluiten komen. Sinds begin dit jaar doen we dat in nieuwe stijl. Ieder agendapunt moet afronden met een besluit of actiepunt, dat aan iemand wordt toegewezen voor de uitvoer. Zodat het overleg ook echt het begin van actie is. Actie die tot verandering leidt, tot nieuwe impulsen, tot versterking van de positie van regisseurs in Nederland.
Doe je met ons mee?

Author: Martijn Winkler

Regisseur, scenarist, creative director van VERTOV en voormalig voorzitter van de DDG.

Share This Post On

Commentaar, vraag, of antwoord? Draag bij!

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.